REGOLE E-MAIL

Regola 1: Si scrive sempre in minuscolo: il MAIUSCOLO viene interpretato come un messaggio “urlato”

Regola 2: E’ consigliabile usare solo caratteri alfanumerici di uso comune e non utilizzare caratteri speciali che non sempre sono interpretati correttamente dal destinatario. È meglio utilizzare i caratteri Ascii dal 32 al 126 ed escludere gli altri

Regola 3: E’ buona norma limitare la lunghezza del messaggio, soprattutto se si risponde ad una mail ricevuta. Riportare il messaggio originale solo se strettamente necessario ed eventualmente ripulitelo da eventuali immagini, firme e contorni grafici accessori

Regola 4: Quando scriviamo delle battute nel messaggio di testo è consigliato l’utilizzo degli smiley perché aiuta a delinearne il contorno ironico e non viene frainteso il messaggio. Ovviamente diverso è il comportamento per le mail a carattere formale dove sono invece assolutamente sconsigliati l’uso degli emoticon (vedi smiley…) perché rischiano di creare un alone poco professionale a ciò che vogliamo comunicare

Regola 5: Scrivete sempre l’oggetto della mail , perché è cortese dare la possibilità al destinatario di sapere a colpo d’occhio la motivazione per cui gli avete scritto

Regola 6: Rispettate la privacy del mittente/destinatario, cancellando dal testo della mail eventuali indirizzi di posta elettronica o riferimenti personali altrui nel caso in cui la mail dovesse essere inoltrata a un destinatario diverso da quelli originariamente inseriti

Regola 7: Utilizzate il campo CC (copia conoscenza) mettendo al massimo due destinatari che si conoscono tra loro o che dobbiamo presentare, altrimenti utilizzare il campo CCn. Se è necessario inviare informazioni a molti destinatari è consigliato creare una lista di distribuzione (gruppo di destinatari)

Regola 8: Utilizzate il campo CCn (copia conoscenza nascosta) se è necessario inviare la stessa mail a destinatari diversi che non si conoscono tra loro

Regola 9: E’ consigliato inviare mail di testo semplici senza contorni grafici e disegni. La mail sarà sicuramente più leggibile e chiara

Regola 10: Ad oggi la maggior parte dei provider di posta permettono di inviare allegati per mail fino a 25 MB. E’ comunque cortesia avvisare prima il destinatario quando si ha intenzione di inviare una messaggio con un “peso” importante

Regola 11: La posta elettronica è facilmente intercettabile quindi non scrivere mai dati sensibili come carte di credito, password, etc. In caso di necessità utilizzare dei programmi di crittografazione

Regola 12: Non utilizzate la posta elettronica come mezzo di offesa, per diffondere spam o per altri usi illeciti o non etici. E non partecipate alla diffusione di catene di S.Antonio

Regola 13: Fate attenzione a non mandare mail private da postazioni pubbliche e poi lasciare aperto l’accesso alla propria posta ma effettuate sempre l’uscita dall’applicazione

Regola 14: Fate attenzione alla grammatica e all’ortografia

Regola 15: Quando scrivete di getto, salvate la mail come bozza, e poi rileggerla con calma

Regola 16: Rileggete almeno tre volte avete ciò che scritto prima di inviarlo

Regola 17: È cortesia rispondere a una mail entro 24-48 ore dalla sua ricezione